XT-Global Étude de cas - People Plus

• Processus RH manuels :
  XT s'appuyait sur des méthodes manuelles pour l'intégration des employés, la gestion des congés et les évaluations de performance. Bien qu'efficaces, ces processus étaient chronophages et manquaient de l'efficacité de l'automatisation.
• Gestion des données :
  Les données des employés étaient gérées à partir de multiples sources et formats. Bien qu'exactes, l'absence d'un système centralisé rendait la consolidation des données et l'accès rapide plus chronophages.
• Suivi des présences :
  Il n'y avait pas de système automatisé de suivi des présences ou de gestion des congés. L'équipe RH dépendait de mises à jour manuelles et d'une solution sur site, ce qui exigeait une coordination continue et un temps de traitement prolongé.
• Processus de départ :
  Les départs d'employés étaient gérés manuellement, ce qui rendait l'ensemble du processus de séparation — de l'initiation à la documentation — plus lent par rapport à un flux de travail automatisé.
• Accès aux données :
  XT nécessitait une approche plus structurée pour fournir un accès sélectif aux données RH basé sur les unités commerciales. Bien que la confidentialité fût maintenue, un système de contrôle d'accès basé sur les rôles, rationalisé, était nécessaire pour améliorer la visibilité et la gouvernance des données.

Pour relever les défis rencontrés par l'équipe XT Global, nous avons recommandé l'application Zoho People et fourni des solutions complètes pour tous les problèmes qu'ils ont mentionnés.

L'implémentation de Zoho People permet des opérations RH rationalisées et efficaces sur plusieurs fonctions telles que la gestion des données, le suivi des présences et le processus de départ. Vous trouverez ci-dessous un aperçu complet de son implémentation :‍

1. Gestion des données

• Définir les champs et les structures de données des employés en fonction des exigences RH de l'organisation
• Importer et organiser les données existantes des employés dans Zoho People, en assurant l'exactitude et la cohérence
• Mettre en place un stockage sécurisé de documents avec des permissions d'accès basées sur les rôles
• Mettre en œuvre des règles de validation des données pour maintenir leur intégrité et leur standardisation

2. Suivi des présences et des congés

• Configurer les politiques de présence, les plannings de travail et les heures de travail
• Permettre aux employés de pointer leur arrivée et leur départ à l'aide d'applications mobiles ou de portails web
• Mettre en place des notifications automatisées pour les arrivées tardives, l'absentéisme et les exceptions de présence
• Générer des rapports de présence pour surveiller, analyser et améliorer les tendances de présence du personnel

3. Processus de départ

• Créer une liste de contrôle de départ pour les employés qui quittent l'entreprise, couvrant toutes les tâches de départ
• Mettre en place des flux de travail pour les entretiens de départ, les processus de validation et la restitution des biens
• Automatiser les formalités de départ telles que la révocation de l'accès aux systèmes et le recueil de commentaires
• Tenir à jour les dossiers de départ et mener des analyses de départ pour améliorer les stratégies de rétention

4. Unités commerciales et contrôle d'accès

• Définir les hiérarchies organisationnelles et les unités commerciales au sein de Zoho People
• Attribuer des rôles et des permissions d'accès en fonction des exigences des unités commerciales
• Assurer une visibilité sécurisée des données basée sur les rôles tout en maintenant la confidentialité

5. Automatisation et optimisation des processus RH

• Cartographier les processus et flux de travail RH existants en vue de leur automatisation
• Personnaliser les formulaires, modèles et flux de travail RH pour les aligner sur les politiques de l'entreprise
• Mettre en œuvre des flux de travail d'approbation pour les demandes de congé, les évaluations de performance et d'autres tâches RH
• Suivre et optimiser les processus RH à l'aide d'outils d'analyse et de reporting