Caso de estudio de XT-Global - People Plus

• Procesos manuales de RRHH:
  XT dependía de métodos manuales para la incorporación de empleados, la gestión de ausencias y las evaluaciones de desempeño. Aunque eran efectivos, estos procesos consumían mucho tiempo y carecían de la eficiencia de la automatización.
• Gestión de datos:
  Los datos de los empleados se mantenían en múltiples fuentes y formatos. Aunque precisos, la falta de un sistema centralizado hacía que la consolidación de datos y el acceso rápido fueran más lentos.
• Control de asistencia:
  No existía un sistema automatizado de control de asistencia o gestión de ausencias. El equipo de RRHH dependía de actualizaciones manuales y de una solución local, lo que requería una coordinación continua y un tiempo de procesamiento prolongado.
• Proceso de salida:
  Las salidas de empleados se gestionaban manualmente, lo que hacía que todo el proceso de separación —desde el inicio hasta la documentación— fuera más lento en comparación con un flujo de trabajo automatizado.
• Acceso a los datos:
  XT requería un enfoque más estructurado para proporcionar acceso selectivo a los datos de RRHH basado en las unidades de negocio. Aunque se mantenía la confidencialidad, se necesitaba un sistema de control de acceso basado en roles más optimizado para mejorar la visibilidad y la gobernanza de los datos.

Para abordar los desafíos a los que se enfrentaba el equipo de XT Global, recomendamos la aplicación Zoho People y proporcionamos soluciones integrales para todos los problemas que mencionaron.

La implementación de Zoho People permite operaciones de RRHH optimizadas y eficientes en múltiples funciones como la gestión de datos, el control de asistencia y el proceso de salida. A continuación, se presenta una descripción general completa de su implementación:‍

1. Gestión de datos

• Definir campos y estructuras de datos de empleados basados en los requisitos de RRHH de la organización
• Importar y organizar los datos de empleados existentes en Zoho People, garantizando la precisión y la coherencia
• Configurar el almacenamiento seguro de documentos con permisos de acceso basados en roles
• Implementar reglas de validación de datos para mantener la integridad y estandarización de los datos

2. Seguimiento de Asistencia y Ausencias

• Configurar políticas de asistencia, horarios de turnos y horas de trabajo
• Permitir a los empleados registrar su entrada y salida utilizando aplicaciones móviles o portales web
• Configurar notificaciones automatizadas para entradas tardías, ausentismo y excepciones de asistencia
• Generar informes de asistencia para monitorear, analizar y mejorar las tendencias de asistencia de la fuerza laboral

3. Proceso de Desvinculación

• Crear una lista de verificación de desvinculación para los empleados que se marchan, cubriendo todas las tareas de desvinculación
• Configurar flujos de trabajo para entrevistas de salida, procesos de liquidación y devolución de activos
• Automatizar las formalidades de desvinculación, como la revocación del acceso al sistema y la recopilación de comentarios
• Mantener registros de desvinculación y realizar análisis de salida para mejorar las estrategias de retención

4. Unidades de Negocio y Control de Acceso

• Definir jerarquías organizativas y unidades de negocio dentro de Zoho People
• Asignar roles y permisos de acceso basados en los requisitos de la unidad de negocio
• Garantizar una visibilidad de datos segura y basada en roles, manteniendo la confidencialidad

5. Automatización y Optimización de Procesos de RRHH

• Mapear los procesos y flujos de trabajo de RRHH existentes para su automatización
• Personalizar formularios, plantillas y flujos de trabajo de RRHH para alinearlos con las políticas de la empresa
• Implementar flujos de trabajo de aprobación para solicitudes de ausencia, evaluaciones de desempeño y otras tareas de RRHH
• Monitorear y optimizar los procesos de RR. HH. utilizando herramientas de análisis e informes