Vaarunya Global EXIM Pvt Ltd es una empresa exportadora india liderada por marcas que conecta a productores locales certificados con compradores globales en los sectores de agricultura, cuero y bienes de consumo masivo, ofreciendo productos con garantía de calidad y de origen transparente a través de un soporte integral basado en la confianza, la transparencia y el crecimiento mutuo.
• Gestión manual de consultas de exportación, cotizaciones y seguimientos de clientes, lo que provoca retrasos en el tiempo de respuesta.
• Falta de un sistema centralizado de gestión de clientes y ventas para el seguimiento de clientes potenciales, acuerdos y pedidos de exportación.
• Dificultad para gestionar la documentación de exportación, como Facturas Comerciales, Listas de Empaque, Facturas Proforma y Notas de Entrega.
• Visibilidad limitada del embudo de ventas, la antigüedad de las cotizaciones, la conversión de clientes y el rendimiento financiero.
• Sistemas desconectados entre las operaciones de ventas y los procesos contables, lo que provoca duplicidad en la entrada de datos e ineficiencias.
• Ausencia de recordatorios automatizados, aprobaciones de flujo de trabajo y seguimiento de comunicaciones para los equipos de ventas y finanzas.
• Desafíos en el seguimiento de cobros de pagos, facturas vencidas y actividades de conciliación bancaria.
Se implementó un ecosistema integrado de Zoho CRM y Zoho Books para optimizar las operaciones de ventas y contabilidad mediante módulos personalizados, flujos de trabajo automatizados, sincronización bidireccional, plantillas de documentación de exportación, automatización financiera y paneles de control basados en roles para una gestión empresarial integral.
• Se llevaron a cabo sesiones de recopilación de requisitos y se finalizaron los flujos de trabajo de procesos de negocio con los interesados del cliente.
• Se configuraron los ajustes de la organización, los roles de usuario, los permisos y las políticas de seguridad dentro de las aplicaciones de Zoho.
• Se desarrollaron módulos de CRM personalizados con campos específicos para la exportación, como el Código HS, el país de destino, los términos de envío y las estructuras de precios.
• Se configuraron flujos de trabajo automatizados, plantillas de correo electrónico, recordatorios y procesos de gestión de actividades.
• Se configuró la estructura contable, incluyendo el Plan de Cuentas, los formatos de facturación, la configuración de GST y los flujos de trabajo bancarios en Zoho Books.
• Se integraron CRM y Books para un flujo de datos sin interrupciones entre las operaciones de ventas y finanzas.
• Se realizaron pruebas de implementación, sesiones de demostración de UAT, reuniones de revisión y la aprobación final de UAT.
• El proyecto se entregó utilizando una metodología de implementación ágil dentro del plazo previsto de 15 a 20 días hábiles.
